Hoje, fui questionado por um dos meus clientes se sabia ou não se existiam no mercado ferramentas que pudessem ser utilizadas para gerir tanto contratos do sector de vendas como contratos do sector de compras.

Em vez de procurar exemplos no Google, recorri à excelente página da IACCM sobre a seleção de ferramentas CLM disponíveis aqui. Especialistas da IACCM e da Capgemini examinaram centenas de produtos e classificaram-nos por funcionalidade, capacidade, etc. Além disso, os resultados estão disponíveis gratuitamente e todos podem realizar a sua consulta. Encontrei uma infinidade de exemplos que tencionava utilizar para provar o meu caso, e esperava que, por sua vez, o meu cliente pudesse ajudar os seus colegas e o departamento financeiro a serem mais conhecedores do assunto.

Embora no início me tenha sido difícil acreditar que o que me parece ser tão evidente, poderia na realidade ser um interrogatório genuíno de uma pessoa inocente, como é o nosso exemplo. E como tinha a certeza de que esta recomendação por si só teria qualquer impacto na decisão do CFO, decidi, em vez disso, escrever sobre o que deveria ser mais importante quando se trata de ferramentas de gestão de contratos para me ajudar a convencê-lo.

De acordo com o site da IACCM, a definição de gestão de contratos é "...uma disciplina que apoia a gestão comercial através da implementação e supervisão de compromissos de desempenho juridicamente vinculativos, tanto de saída (para o mercado) como de entrada (do mercado). Converte políticas, práticas comerciais e capacidades técnicas em termos e condições específicas que são oferecidas ou exigidas aos seus fornecedores, clientes ou sócios comerciais. Através de um acompanhamento ativo das necessidades e resultados de desempenho, a gestão de contratos informa a gestão comercial relativamente às capacidades de compromisso reais e necessárias, juntamente com o seu impacto financeiro e de risco...". 

Tomei a liberdade de destacar as palavras "fornecedor" e "clientes" do artigo original porque isto realça que os processos utilizados na gestão de contratos são os mesmos, quer se seja cliente ou fornecedor.

Ao longo dos anos comecei a agrupar os vários processos que formam uma boa gestão de contratos nas seguintes disciplinas principais: elaboração de contratos, gestão financeira e de resultados, gestão de relações, gestão de conformidade. Estas disciplinas e os seus processos subjacentes constroem as interações com outros departamentos de uma empresa e não importa se é para contratos do sector da compra ou venda: eles são válidos em ambos os casos! O que muda, contudo, são as contribuições e os resultados destes processos, dependendo se está do lado da compra ou do lado da venda.

1°) Vamos olhar, primeiramente, para o “arquivo inteligente” que é a base fundamental de todas as boas ferramentas CLM: certamente não quer acabar com 2 bases de dados diferentes em 2 sistemas diferentes... em vez disso, quer todos os seus contratos num único local, e fornecer acesso dependendo do papel e função. Com o arquivo inteligente (e com todos os pacotes CLM bem respeitados) surge uma boa análise: quer executar 2 conjuntos de relatórios em 2 bases de dados diferentes na próxima vez que o seu CFO lhe pedir um relatório? Penso que a resposta é óbvia não vai querer pagar duas vezes.

2°) Em seguida, a “criação de contratos”: precisa de criar contratos quer esteja no lado da compra quer no lado da venda. Isto é conseguido através de aditamentos de cláusulas, modelos pré-aprovados, cláusulas alternativas, etc., e só se envolve legalmente quando precisa de validar divergências em relação às normas. Ter uma única ferramenta permite que o departamento jurídico seja muito mais eficiente.

3°) “Gestão financeira e de performance”: se estiver no lado da compra, pretende confirmar que a sua fatura corresponde ao que está escrito no contrato e que paga apenas pelo que efetivamente recebeu. O mesmo processo aplica-se aos contratos de venda lateral: quer faturar ao preço mencionado no contrato, mas também pretende que as suas equipas de vendas entreguem de acordo com o contrato: nem menos nem mais; isto é considerado como um aumento da rentabilidade e redução do risco. Também aqui o mesmo processo J.

4°) "Gestão da relação": quer esteja na vertente da compra ou venda, os seus contratos mais complexos requerem um processo claro para rever a sua posição na relação, quer necessite de acompanhar as exigências do cliente, quer necessite de manter o seu fornecedor fiel ao que prometeu durante a venda. Temos presente novamente o mesmo processo, mas o fator contribuição e resultado muda de acordo com o seu papel.

Poderia continuar assim o dia todo, com cada disciplina e com cada processo de CLM, mas espero que isto torne mais claro e óbvio que ter todos os contratos sob um único CLM é melhor se não quiser o dobro de todos os seus processos (e pagar por 2 processos...)

Ao olhar para trás há alguns anos atrás, nem sempre era fácil alcançar o acima referido, devido à dispersão das ofertas e ao facto de muitas vezes as CLM's serem construídas sobre os sistemas ERP existentes. Esses CLM's eram construídos nas instalações de compra de bens baseados em transações, e não em serviços. A investigação da IACCM também salienta que a gestão de contratos não era vista no contexto de um ciclo de vida. Sabemos agora que devido ao número sempre crescente de contratos de serviços, as funções tradicionais de CM construídas em cima dos sistemas ERP ou P2P simplesmente já não são admissíveis, embora continuem a ser frequentemente o argumento de venda de muitos fornecedores P2P.

Para concluir, e pretendo defender a minha opinião com este cliente, é que no fim a escolha não está relacionada apenas com a tecnologia, algumas empresas precisam de combinar a tecnologia com processos bem definidos com a propriedade. No futuro, as empresas terão que se concentrar na análise de dados e trabalhar em relacionamentos aprimorados em situação de compra e venda para obterem mais valor e os resultados ainda maiores. Isso só poderá ser feito utilizando um único CLM tanto para contratos de compra como de venda com análises poderosas e funcionalidades avançadas de elaboração de relatórios que impulsionem a aderência ao processo.

Finalmente, um artigo recente do Gartner sobre este tópico indica que as empresas mais maduras tendem a combinar processos e estrutura de compra e venda de CLM lado a lado. Tenho a certeza de que esta é também uma ambição para o meu cliente.