Quando se trata de uma contratação, não é surpresa que a maioria dos contratos
que vejo no meu dia-a-dia, carecem dos elementos básicos necessários para poupar custos
e desempenho.

Um estudo recente concluiu que enquanto certas indústrias podem ter até 90% das suas receitas cobertas por contratos com fornecedores, as mesmas empresas só reservam normalmente menos de 1% para as suas despesas operacionais de compras. Ao sub-investir de tal forma, estão a ignorar uma fonte de valor, que combinada com outros elementos, pode reduzir o valor do contrato até 9% das suas receitas anuais.

Apenas por diversão, apliquei este princípio à recente aquisição pelo Estado belga de 34 novos caças da Lockheed Martin's por um total de 3,6 mil milhões de euros: os 9% acima referidos equivaleriam a 324 milhões de euros de dinheiro dos contribuintes... É possível fazer as contas a nível de país: os montantes em jogo são simplesmente abismais!

Como é que podemos evitar tal perda nos contratos?

Poderia analisar a questão de uma infinidade de maneiras, mas concentremo-nos em 3 áreas simples que são frequentemente ignoradas:

1. T&Cs gerais: garantir que os KPI's e relatórios ligados ao TCO do contrato. Isto requer especialização por parte do comprador da categoria que deve definir formas de medir o desempenho do vendedor. As cláusulas que definem regras sobre como funciona a subcontratação não devem ser ignoradas, especialmente se a natureza do acordo diz respeito a serviços, uma vez que o pessoal de terceiros que obtém acesso direto às instalações dos clientes aumenta naturalmente o risco associado
2. Condições comerciais: Devem conter, boas cláusulas de comparação, assegurando que os preços se mantêm alinhados com o mercado durante o período de vigência do contrato. Contudo, estas cláusulas precisam de ser redigidas por especialistas, caso contrário, são muitas vezes demasiado limitativas quando aplicadas de forma realista. Outro exemplo de uma cláusula frequentemente omitida é aquela que limita o ajustamento dos preços devido à inflação...
3. Parcerias e cláusulas de administração: uma vez que a parceria e a administração permitem uma colaboração mais forte, também não se esqueça de acrescentar estas cláusulas. Estas cláusulas precisam de ter uma boa definição do processo para uma melhoria contínua do fornecedor. É claro que se deve lembrar que as parcerias requerem uma gestão de apoio bem definido e um percurso de progressão para gerir as questões inerentes que surgem durante o respetivo contrato

Isto não é o fim…

Apesar do acima referido, a contratação por execução não será eficaz devido apenas à aplicação destas recomendações aos seus contratos de serviços. Há muitas maneiras de ter uma carta para jogar, e esta começa muito cedo no percurso:

Logo que as atividades pré-contratuais se iniciem, o não envolvimento de equipas legais/contratadas com suficiente antecedência, e/ou se os intervenientes corretos não estiverem envolvidos no processo, são grandes as probabilidades de terminar a utilização da forma errada do contrato, prolongando os prazos para assinar, e os interesses desalinhados; para não mencionar a oposição futura das equipas envolvidas.

Geralmente vemos em muitos casos, a falta de clareza no âmbito e objetivos no início, irá inevitavelmente colocar a relação no caminho para reclamações e disputas durante o ciclo de vida do contrato.

Por fim, durante a vida ativa do contrato, as falhas no processo, se não forem tratadas adequadamente, conduzirão a oportunidades perdidas. Controlar e fazer cumprir regularmente os termos contidos no seu contrato é a chave do sucesso.

As empresas que desconsideram as condições básicas de segurança ao contratar acabam geralmente com contratos inflexíveis, onde a gestão do desempenho dos vendedores se torna difícil, e em vez de abordar as causas profundas, as partes acabam por se culpar umas às outras.

As recomendações acima referidas são apenas um subconjunto das práticas que colocamos em funcionamento com os nossos Clientes, mas poderiam já melhorar significativamente a sua posição quando se mostra disposto a implementar contratos de performance. Ao mesmo tempo, permite-lhe aceder a valores que de outra forma estariam bloqueados ao seu serviço.

As boas práticas na gestão dos contratos dos fornecedores são a estrela guia da UNEGO. Todos os dias aconselhamos os nossos clientes, sobre como podem evitar as
típicas armadilhas presentes nos contratos de serviços complexos. Praticamos uma boa
gestão de contratos, desempenho, finanças, riscos e relações com fornecedores e
desenvolvemos processos e métodos que provaram ser eficientes na maximização das
suas expectativas contratuais, ao mesmo tempo que minimizamos os riscos associados
aos seus principais fornecedores. Fazemo-lo utilizando uma combinação inteligente de
tecnologia, automatização, inteligência artificial aliada a conhecimentos humanos
pragmáticos.

Se quiser descobrir como podemos ajudá-lo a si ou à sua empresa, não hesite em
contactar-nos: www.u-nego.com/pt/contactos